Qué tipos de archivos puedo subir a mi cerebro

El cerebro de tus proyectos en Vilma AI puede procesar varios tipos de archivos con información de tu negocio. Aquí te explicamos exactamente qué formatos son compatibles y cómo asegurarte de que tus documentos se carguen sin problemas.

📁 Formatos de archivo compatibles

Vilma AI acepta los siguientes tipos de archivos:

📄 Documentos PDF (.pdf)

  • El formato más universal para documentos
  • Ideal para: guías de marca, presentaciones finalizadas, catálogos de productos, informes
  • Mantiene el formato original sin cambios

📝 Documentos Word (.doc, .docx)

  • Perfectos para contenido con formato
  • Ideal para: estrategias escritas, briefs de contenido, planes de marketing, descripciones de productos

📃 Archivos de texto plano (.txt)

  • Para documentos simples sin formato especial
  • Ideal para: notas, listas, transcripciones, información textual básica

✅ Cobertura completa: Estos formatos cubren la gran mayoría de documentos empresariales y de marketing que necesitarías compartir con los especialistas.

❓ ¿Puedo subir archivos Excel?

Respuesta corta: No directamente. Los archivos Excel (.xls, .xlsx) no son compatibles actualmente.

Pero no te preocupes, tienes soluciones simples:

Opción 1️⃣  - Convertir a PDF (Recomendado)

  1. Abre tu archivo Excel
  2. Ve a Archivo > Guardar como
  3. Selecciona PDF como formato
  4. Sube ese PDF a tu cerebro

Beneficio: Mantiene toda tu información visible (tablas, gráficos, datos) en formato compatible.

Opción 2️⃣ - Copiar a Word

  1. Copia las tablas o información relevante de Excel
  2. Pégalas en un documento Word
  3. Sube ese archivo Word a tu cerebro

💡 Tip: La conversión a PDF es más práctica porque mantiene exactamente el formato visual de tus tablas y datos.

📏 Límites de tamaño de archivo

Tamaño máximo por archivo: 10MB (megabytes)

¿Es suficiente?

  • ✅ Generoso para la mayoría de documentos empresariales
  • ✅ PDFs con varias páginas
  • ✅ Documentos Word extensos
  • ✅ Presentaciones con imágenes normales

⚠️ Podrías superar el límite con:

  • Presentaciones con muchas imágenes de alta resolución
  • PDFs muy extensos
  • Documentos con contenido multimedia pesado

Si tu archivo supera 10MB, tienes opciones:

📂 Divide el documento

  • Separa un manual largo en secciones
  • Ejemplo: Manual de 100 páginas → 3 documentos de 30-35 páginas cada uno

🗜️ Reduce la calidad de las imágenes

  • Usa programas de edición PDF para comprimir imágenes
  • Herramientas online gratuitas: SmallPDF, iLovePDF
  • Reduces tamaño sin perder mucha calidad visual

✂️ Elimina contenido innecesario

  • Revisa si hay páginas no esenciales
  • Mantén solo lo fundamental para que los especialistas entiendan tu negocio

✅ Qué documentos deberías subir

Documentos más útiles para tu cerebro:

Identidad de marca:

  • 🎨 Guías de marca (logos, colores, tipografías, tono de voz)
  • 💎 Valores y misión de tu empresa
  • 📊 Presentaciones corporativas o pitch decks

Productos y servicios:

  • 🛍️ Información de productos o servicios que ofreces
  • 📋 Catálogos de productos
  • 📈 Casos de uso y ejemplos de éxito

Audiencia y estrategia:

  • 👥 Descripciones de tu audiencia objetivo o buyer personas
  • 🎯 Estrategias de marketing existentes
  • ✨ Ejemplos de contenido previo que te haya funcionado bien

Lineamientos:

  • 📖 Políticas o lineamientos importantes del negocio

En resumen: Cualquier documento que ayude a los especialistas a entender mejor tu negocio, tu marca y tu audiencia es valioso en tu cerebro.

❌ Qué NO necesitas subir

Para mantener tu cerebro organizado y eficiente, evita:

🔒 Información sensible

  • Documentos financieros privados
  • Información personal de clientes
  • Datos confidenciales que no necesitan compartirse

🗑️ Documentos redundantes

  • Versiones múltiples del mismo documento (sube solo la más actualizada)
  • Archivos personales no relacionados con el proyecto
  • Documentos muy antiguos que ya no representan tu marca actual

💡 Recuerda: Menos es más cuando se trata de mantener tu cerebro enfocado en información realmente útil y actual.

🔍 Preparando tus archivos antes de subirlos

Antes de subir documentos, verifica:

✅ Formato

  • Asegúrate de que esté en formato compatible (PDF, Word, TXT)

✅ Tamaño

  • Verifica que no supere 10MB
  • Clic derecho > Propiedades (Windows) u Obtener información (Mac)

✅ Contenido

  • Abre el documento y confirma que es el correcto
  • Asegúrate de que contiene la información que quieres compartir

✅ Nombre descriptivo

  • "Guia_de_marca_2025.pdf" ✅
  • "Documento1.pdf" ❌

🔧 Problemas comunes y soluciones

"Mi archivo no se sube"

  • Verifica formato compatible y tamaño menor a 10MB
  • Si cumple requisitos, intenta convertir a PDF

"Necesito subir datos de Excel"

  • Abre Excel > Archivo > Guardar como > PDF
  • Sube ese PDF a tu cerebro

"Mi PDF es demasiado grande"

  • Usa SmallPDF o iLovePDF para comprimir
  • O divide el documento en partes más pequeñas

"¿Puedo subir imágenes solas (JPG, PNG)?"

  • No es el formato ideal
  • Mejor: incluye imágenes dentro de un PDF o Word con contexto sobre qué representan y cómo deben usarse

🔄 Actualizando documentos

Si tienes un documento ya cargado y lo actualizas:

Proceso simple:

  1. Sube la nueva versión
  2. Elimina la versión anterior (para mantener orden)
  3. O mantén ambas si necesitas referencia histórica

✨ Beneficio: Los especialistas automáticamente tendrán acceso a la nueva información en futuras conversaciones.

🚀 Siguiente paso:

Prepara tus documentos clave (guía de marca, info de productos, audiencia) y súbelos a tu cerebro para comenzar a obtener resultados personalizados.